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Il est aisé de comprendre pourquoi une réunion sans objectif clairement défini, avec trop de participants ou un ordre du jour trop chargé n’est pas productive. Mais qu’en est-il des réunions bien préparées qui ne donnent aucun résultat ? Ces réunions pendant lesquelles les idées fusent, la stratégie est au point et la synergie est exceptionnelle… et puis, rien. Lors de la réunion suivante, vous et votre équipe êtes de retour à la case départ. Vous voilà coincé malgré vous dans un cycle sans fin et tout le monde est frustré. La bonne nouvelle, c’est que ce n’est pas une fatalité. Pour faire simple, une réunion n’est productive que si elle bénéficie d’un suivi efficace. Voici quelques stratégies pour améliorer vos techniques de suivi et vous assurer que tous les progrès réalisés ne s’évaporent pas une fois la réunion terminée.

La règle numéro 1 du suivi

La meilleure façon d’effectuer un suivi après une réunion c’est… d’effectuer un suivi après une réunion. C’est une évidence et pourtant cette étape est souvent ignorée. Prenez la peine de faire parvenir un résumé de ce qui s’est dit pendant la réunion et la liste des prochaines étapes à votre équipe. C’est aussi simple que ça, même un suivi basique est préférable à pas de suivi du tout.

L’objectif en ligne de mire

Si vous voulez un suivi vraiment efficace, le travail commence avant même la réunion. Assurez-vous que l’ordre du jour et l’objectif de la réunion soient clairs. Votre objectif, résoudre un problème client ou développer un projet à plus grande échelle par exemple, doit non seulement guider votre réunion, mais également votre suivi. La réunion peut s’éloigner du sujet, mais pas votre suivi.  Pendant la réunion, faites des pauses pour vous mettre d’accord et assigner les mesures à prendre. Il est tentant de ne pas interrompre une réunion si celle-ci se passe bien et que les idées fusent, mais sans un accord sur les prochaines étapes, rien ne se fera.

Encouragez l’appropriation

Assignez les mesures à prendre à des personnes et non à des équipes ou départements. Les résultats vont vous surprendre, et, si ça marchait pour Steve Jobs, pas de raisons que ça ne marche pas pour vous. Steve Jobs était connu pour nommer un DRI (en anglais DirectlyResponsible Individual, responsable direct) pour chaque mesure prise en réunion. Selon une ancienne employée Gloria Lin, ce système était très apprécié. « Le résultat, explique Lin, est bien plus une appropriation qu’une responsabilisation. Si vous avez l’impression qu’un projet est le vôtre, vous vous soucierez davantage de son évolution. » Convenez d’un calendrier pertinent pour chaque tâche. L’échéance traditionnelle « avant la prochaine réunion » ne fonctionne pas systématiquement : certaines tâches nécessitent plus de temps. Les tâches rapides ou urgentes quant à elles devraient toujours avoir une échéance courte.

Affinez le suivi

Publiez et faites suivre le procès-verbal de la réunion dans les 24 heures. Assurez-vous que ce compte rendu contienne les mesures à prendre, fractionnées en étapes ou tâches si nécessaire. Chaque mesure doit avoir un DRI et un calendrier. Mais votre suivi ne s’arrête pas là : utilisez les jours ou semaines à venir pour faire un suivi auprès de votre équipe et vérifier la progression des mesures. Les procès-verbaux sont généralement transmis par e-mail, mais il peut s’avérer judicieux de changer de moyen de communication pour les suivis individuels. Un salarié moyen reçoit environ 120 e-mails par jour et un e-mail de suivi peut facilement se perdre dans la masse. Pourquoi ne pas essayer d’ajouter les tâches sur un calendrier ou une application de gestion des tâches ? Si vous avez utilisé doodle pour organiser la réunion, testez la fonction de messagerie directe pour communiquer avec les participants après la réunion ou utilisez doodle pour paramétrer des rappels automatiques pour vous assurer de l’avancée des tâches. Que cela ne vous donne pas l’impression de chercher à tout contrôler, vérifier l’avancée des tâches est une composante primordiale d’un soutien efficace à l’équipe.

Adoptez un point de vue global

N’oubliez pas de faire un suivi sur votre réunion aussi bien qu’après votre réunion : aménagez un moment pour parler du processus de réunion avec vos collègues. Qu’est-ce qui fonctionne ? Qu’est-ce qui doit être revu ? Faut-il moins de participants aux réunions stratégiques ? Organisez-vous des réunions pour des problèmes qui seraient mieux gérés par une équipe dédiée ? Si vous gérez intelligemment votre suivi et vos réunions, il se peut même que vous vous retrouviez avec suffisamment de temps dans votre journée pour gérer votre propre agenda.

Jessica Miller is an Australian writer currently based in Berlin.

Que vous préfériez les classiques papier-crayon ou les applications modernes, vous utilisez certainement des « to-do lists » pour ne pas perdre de vue vos tâches quotidiennes. La to-do list est l’un des outils de productivité les mieux connus et les plus utilisés, mais booste-t-elle réellement notre productivité ? Bien sûr… Si nous la créons et l’utilisons de manière intelligente. C’est la clé de la réussite :  bien souvent, nos listes sont trop longues, trop ambitieuses, mal hiérarchisées et culpabilisantes. Si vous avez la sensation que votre to-do list vous contrôle, alors que ce devrait être le contraire, voici quelques idées de listes alternatives qui vous aideront à changer la façon dont vous planifiez et priorisez votre temps :

La liste Si/alors

S’il y a bien une chose qui nous fait tous culpabiliser, ce sont les listes irréalistes qui commencent par une séance de sport à 5 h du matin et enchaînent avec la déclaration d’impôts et le ménage de printemps pour finir par le traitement de tous les e-mails reçus. Il est parfois possible de réaliser toutes les tâches d’une telle liste, mais certains évènements inattendus peuvent se mettre en travers de notre route, et notre liste soigneusement élaborée s’effondre. Découvrez la liste Si/quand :

Si la réunion dure longtemps, alors je rédigerai un seul chapitre du rapport au lieu de deux.

Si je rentre tôt, alors je prendrai 10 minutes pour organiser mon bureau.

Si un client annule, j’utiliserai ce temps pour le suivi des factures.

Grâce à cette liste, vous aurez toujours une tâche réalisable au programme, peu importe le déroulement de votre journée.

Conseil : imaginez de nombreux scénarios de type « Si » lorsque vous élaborez votre liste. Vous couvrirez ainsi de nombreux éléments !

La liste 1-3-5

1, 3, 5 : de petits chiffres qui peuvent faire une grande différence dans votre journée de travail. La liste 1-3-5 consiste à définir et à planifier chaque jour 1 tâche importante (disons par exemple préparer une présentation), 3 tâches moyennement importantes (travailler sur le programme d’une réunion à venir, par exemple) et 5 petites tâches aussi simples que l’envoi d’un e-mail. En vous limitant à 9 tâches, la liste 1-3-5 vous contraint à identifier les tâches essentielles et à vous concentrer dessus. Si vous utilisez des listes longues, il y a de grands risques que vous passiez d’une tâche à l’autre sans en terminer aucune. Avec cette liste réduite, vous mettez toutes les chances de votre côté pour venir à bout de votre programme.

Conseil : si vous travaillez dans un environnement dynamique au sein duquel de nouvelles tâches se présentent de manière inattendue, tenez-en compte et laissez quelques tâches vides dans votre liste 1-3-5.

La liste des tâches effectuées

Il y a deux différences majeures entre la to-do list et la liste de tâches effectuées. En général, vous rédigez votre to-do list au début de la journée, tandis que vous élaborez votre liste de tâches effectuées à la fin de la journée. La to-do list comprend des tâches à effectuer, mais la liste de tâches effectuées vous montre tout ce que vous avez accompli. Cela semble bien plus agréable que regarder une liste de tâches croissantes à effectuer ! Mais c’est bien plus qu’un exercice pour se donner bonne conscience. En plus de refléter nos accomplissements de la journée, la liste de tâches effectuées est un outil parfait pour évaluer ce qu’il nous reste à faire. Si elle indique que vous avez achevé un projet important, par exemple, cela veut dire que vous pouvez passer à l’étape suivante, comme l’envoyer à un client pour avoir un retour, notamment.

Conseil : consultez à nouveau votre liste de tâches effectuées au début de la journée suivante. Vous pourrez alors évaluer ce que vous avez terminé et planifier votre journée en fonction.

L’auteur australien Jessica Miller est actuellement basée à Berlin.

Tilman Eberle (VP Marketing chez Doodle SA) s’entretient avec Samuel Hügli (CTO & Head of Ventures chez Tamedia) et Gabriele Ottino (Managing Director chez Doodle SA) à propos de l’avenir et de l’expansion internationale de Doodle. L’objectif est de franchir la barre des 500 millions d’utilisateurs au cours des prochaines années et de développer une version payante attrayante.

Eberle : Quelle est la place de Doodle au sein du plus grand groupe de médias suisse Tamedia ?

Hügli : Pour Tamedia, l’importance de Doodle est décisive à plus d’un titre. Quelque 200 millions de personnes utilisent cet outil chaque année, ce qui est énorme. De plus, Doodle était initialement conçu pour faciliter l’organisation d’événements privés. Mais il a pris une tout autre ampleur depuis longtemps déjà. En effet, il est devenu indispensable dans de nombreuses entreprises.

« Nous voyons en Doodle un très fort potentiel de développement. »

Mon assistante, par exemple, n’imagine plus travailler sans Doodle – sauf à passer beaucoup plus de temps pour arriver au même résultat. Il en va de même pour des millions de professionnels dans le monde. J’ajoute enfin que Doodle s’avère être la seule marque véritablement internationale dans le portefeuille de Tamedia.

Pour résumer, nous voyons en Doodle un très fort potentiel de croissance sur trois plans : le nombre d’utilisateurs, les nouvelles applications à développer et la valeur globale de l’entreprise.

Eberle : Comment se manifeste la dimension internationale de Doodle ?

Hügli : Cela commence au niveau de l’équipe : avec des bureaux à Zurich, Berlin, Belgrade et Tel Aviv, l’entreprise Doodle a développé un esprit multiculturel qui nous est cher.

« Notre unité Développement produit est un véritable think tank. »

L’équipe Doodle a la particularité d’intégrer des modes de pensée très variés. Ainsi, il arrive souvent que Berlin et Tel Aviv nous fournissent un feed-back auquel nous n’aurions pas eu accès de notre perspective seulement. Cela est extrêmement positif et, pour ma part, je considère que notre unité Développement produit est un véritable think tank. Ce fonctionnement est d’autant plus nécessaire que nos utilisateurs sont répartis dans le monde entier.

En Suisse, Doodle est connu et utilisé quasiment par toute la « population des internautes » mais dans d’autres pays, l’utilisation de Doodle a désormais prospéré bien plus largement que sur le marché d’origine. Et les différences entre les pays ne se limitent pas au nombre des utilisateurs. En effet, nous constatons par exemple que les États-Unis représentent un marché beaucoup plus réceptif aux solutions professionnelles payantes. Nous devons prendre ces éléments en compte dans le cadre de l’internationalisation de Tamedia.

Eberle : Quels sont les projets concernant Doodle pour les années à venir ?

Ottino : Nous allons étendre nettement les fonctionnalités de Doodle, avant tout en direction des utilisateurs professionnels. Autrement dit, notre solution prendra en charge de plus en plus de tâches types du travail administratif quotidien. Aujourd’hui, Doodle permet déjà de planifier des événements au sein de groupes, petits ou grands, et d’organiser des sondages textuels. La fonction d’intégration de calendrier offre la possibilité de synchroniser automatiquement des événements et d’inviter des participants à partir du calendrier.

« Durant les prochains mois, le Développement produit promet d’être vraiment passionnant. »

Doodle Premium propose des fonctions de rappel et de sondages personnalisés à l’image de l’entreprise. En outre, il inclut MeetMe, un outil de gestion de profil personnel pour les rendez-vous individuels, ainsi que le chatbot (agent conversationnel) Meekan, un assistant virtuel pour les équipes utilisatrices de Slack ou de Microsoft Teams. Dans tous ces domaines, le développement s’annonce passionnant dans les mois et les années à venir.

Hügli : Nous ciblons une croissance importante et avons pour objectif de franchir le cap des 500 millions d’utilisateurs de notre outil au cours des prochaines années. Pour cela, nous prévoyons d’investir non seulement dans le module gratuit de Doodle mais aussi très largement dans un nouveau module Premium. Doodle est en train de changer de modèle et de passer d’une plateforme média dont les recettes dépendent de la publicité à une plateforme SaaS (Software as a Service) financée directement par ses utilisateurs. Mais rassurons tous les utilisateurs de la version gratuite : les fonctions essentielles de Doodle resteront toujours gratuites.

« Au cours des prochaines années, nous entendons franchir le cap des 500 millions d’utilisateurs Doodle par an. »

Eberle : Quel est le soutien financier apporté par Tamedia à Doodle ?

Hügli : Nous venons de consentir un investissement à Doodle basé sur un plan d’expansion et de croissance ambitieux et stratégique. Nous réaffirmons ainsi notre confiance dans le potentiel de la marque et nous nous réjouissons dès à présent des résultats.

Cet engagement s’inscrit dans une stratégie d’entreprise tout à fait réfléchie de la part de Tamedia – il suffit de jeter un coup d’œil à l’ensemble de notre portefeuille pour comprendre que nous explorons de nouvelles pistes avec Doodle.

Eberle : Que signifieront ces projets pour Doodle ?

Hügli : Doodle va connaître un développement dynamique de ses trois sites et un essor important, puis d’autres étapes motivantes suivront. Nous voulons saisir l’occasion qui se présente et montrer que le moment est venu de promouvoir l’accès à des outils de productivité en version payante. Nous ne sommes pas les seuls à choisir cette voie : des entreprises comme Monday, Atlassian, Dropbox ou Evernote montrent déjà l’exemple.

« Chaque collaborateur de Doodle a un rôle important à jouer et nous en sommes fiers. »

Ottino : Ces dernières semaines, nous avons également pourvu plusieurs postes clés : en tant que CPO, Jack est responsable Produit et Jens dirige notre équipe Engineering en tant que CTO. En parallèle, nous renforçons considérablement les équipes Data Analytics et Engineering. Par chance, de très brillants candidats nous contactent régulièrement. Chez Doodle, personne n’est un simple rouage dans la mécanique d’un grand groupe : nous avons tous un rôle important à jouer et nous en sommes fiers.

Eberle : Quels sont les avantages pour les utilisateurs Doodle ?

Ottino : Les utilisateurs bénéficient de fonctionnalités toujours plus performantes pour organiser des réunions. Les modules d’intelligence artificielle développés par notre filiale Meekan en Israël en sont un excellent exemple : ces assistants de « Smart Scheduling » (ou planification intelligente) permettent de programmer des événements plus vite et plus facilement. Il en existe plusieurs variantes disponibles pour l’utilisateur, qui toutes visent à simplifier la planification, la création et le déroulement de réunions.

« L’automatisation des fonctions relatives à la gestion d’agenda offre encore de vastes perspectives de développement d’applications ! »

Comme plus de 10 000 utilisateurs aujourd’hui, nous utilisons les outils de planification intelligente de Meekan et nous sommes toujours impressionnés par la rapidité et la pertinence avec lesquelles l’assistant virtuel trouve le meilleur créneau de réunion. Dans ce domaine, de nombreuses applications restent encore à développer, avant tout pour la personnalisation des dates proposées et la gestion automatique de l’agenda.

Hügli : Plus de 200 millions d’utilisateurs satisfaits – dont beaucoup sont de véritables fans de Doodle – nous permettent de continuer à investir dans le développement, le design et le support de Doodle et Meekan.

Eberle : Sam, en tant que responsable de la division Technologie & Participations de Tamedia, peux-tu nous dire s’il est prévu d’intégrer d’autres start-up dans le portefeuille de Tamedia ?

Hügli : La division Participations est en permanence à la recherche de nouvelles start-up et nous sommes prêts à accompagner ces entreprises avec le savoir-faire, le réseau et les ressources financières de Tamedia. Plus précisément, nous prévoyons actuellement d’investir dans le secteur des fintech.

« Outre les domaines dans lesquels nous sommes déjà présents, nos investissements ciblent actuellement les start-up de la blockchain. »

Pour nous, groupe de médias, la technologie de la blockchain sur laquelle misent de nombreuses start-up est également synonyme de perspectives nouvelles, notamment pour la vente de contenus, la vente de licences ou la mise en forme de contenus en collaboration avec d’autres partenaires. Nous voulons nous positionner très tôt dans ce secteur et espérons bien voir l’une de ces jeunes pousses donner bientôt un arbre majestueux.

Encore une belle journée pour nos utilisateurs : ils peuvent désormais intégrer leurs événements Doodle dans leur calendriers Outlook.com et Office 365.

Et comme une bonne nouvelle n’arrive jamais seule : la connexion à Doodle de tous les calendriers que nous supportons (Outlook.com, Office 365, Google Calendar, Cloud et ICS) est désormais disponible dans notre version gratuite !

Ceci signifie que TOUS nos utilisateurs peuvent créer et participer à des événements Doodle directement depuis l’interface Doodle sans avoir à aller vérifier dans leur calendrier principal s’ils sont disponibles ou non. C’est ça, la productivité Doodle !

Pour plus d’information sur la Connexion d’agendas :

https://www.doodle.com/fr/fonctionnalites/connectez-votre-calendrier