Quelques trucs et astuces pour gagner du temps… et libérer votre agenda !

Nous sommes de plus en plus nombreux à utiliser outils et services en ligne pour organiser nos vies privées et professionnelles et probablement autant à tenter de le faire de la façon la plus efficace qu’il soit ! Un des secrets consiste à optimiser la gestion de son temps et de son agenda. Voici dix trucs et astuces pour nous aider à améliorer la gestion de nos rendez-vous et de notre planning.

Centraliser l’information – Tout le monde à ses préférences en matières d’outils de planification (agenda papier ou en ligne, etc.), mais si vous voulez gagner du temps, il est important de choisir un outil qui vous permette de centraliser les informations relatives à votre emploi du temps. Ainsi vous éviterez toutes confusions et autres double booking.

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Séparer les tâches – S’il est important de centraliser vos rendez-vous sur un support unique, ne faites pas pour autant l’amalgame avec votre liste de tâche. Séparer vos différentes tâches permet de garder les idées claires, pour cela une application telle Remember The Milk vous sera d’une aide précieuse !

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Décongestionner – Plutôt qu’entasser vos notes et autres pense-bêtes dans votre agenda, privilégiez plutôt un carnet, un cahier ou bien encore un service prévu à cet effet, comme Evernote.

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Simplifiez vous l’organisation – Doodle peut vous faire gagner un temps incroyable quand vous devez organiser un meeting ou un événement privé avec plus d’un participant. Doodle est beaucoup plus efficace qu’un échange d’email ou un coup de fil. Ce type de service vous permet d’éviter la multiplication d’échanges peu productifs … et en plus, vous ferez plaisir à votre boite mail! Pour les rendez-vous individuels : Essayez notre service MeetMe.

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Partager – Si vous organisez régulièrement des réunions avec les mêmes participants, alors il vous faut un agenda en ligne “partageable” tel que Google Calendar. Vous pourrez le partager avec votre famille, vos amis, vos collègues ou autre selon le contexte de l’événement.

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Spécialiser les supports – Faites des entrées de votre agenda (ou de celles de l’outil de planification en ligne) le canal de communication privilégié pour vos réunions : les participants seront ainsi directement informés de tout changement (invitations, changement d’heure de lieu, etc.).

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Organisez vos déplacements – Lorsque vous planifiez un déplacement, pensez à préciser le temps de trajet dans votre agenda (un outil comme Wipolo sera d’une grande utilité). Vous pouvez aussi favoriser les conférences téléphoniques ou en ligne aux déplacements physiques, selon le contexte elles se révéleront tout aussi efficaces.

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Utiliser des codes couleur – Pour identifier rapidement vos rendez-vous importants, rien de tel que l’utilisation d’une couleur spécifique de façon à ce qu’ils vous sautent aux yeux ! De la même façon, pour vos calendar feeds, utilisez des couleurs différentes pour distinguer vos rendez-vous d’ordre professionnel, privé, familial, vos vacances, etc … (un planning annuel pour votre équipe ou votre famille vous permettra d’avoir un aperçu des événements importants (le cas présent est l’unique exception au conseil développé dans notre premier point, à savoir privilégier un système d’agenda unique)).

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