Planifier un rendez-vous : Quels outils pour quels contextes ?

Quand on souhaite organiser une réunion, la première des choses à faire est de trouver un créneau qui convienne à tous les participants. Pour beaucoup de gens, cela revient à envoyer un email ou une invitation depuis son agenda électronique à toutes les personnes que l’on souhaite réunir. Évidemment – et malheureusement – cela ne marche que très rarement du premier coup et on se retrouve alors submergé de messages “Ah non, pas possible pour moi, mais ce serait possible à tel et tel moments”… Est-il nécessaire de préciser que la réconciliation de tous ces messages est un cauchemar ?

Le moyen le plus simple de trouver “LE” créneau qui convient à tous est de le faire quand tous les participants sont réunis… Étrange non, de devoir rassembler tout le monde pour savoir quand on pourra se réunir ? Bref, tout cela n’est guère pratique et il est clair qu’un outil serait le bienvenu. Un outil simple et efficace qui permette d’organiser les réunions rapidement.

Dans le tableau ci-dessous, nous avons rassemblé les différentes solutions possibles et les avons évaluées selon un ensemble de critères.

L’intérêt de chacune de ces solutions dépend aussi du contexte. Par exemple, appeler chaque participant prend beaucoup de temps et de rappels, mais c’est aussi une façon de faire personnalisée et attentionnée.

Inviter les participants directement depuis votre agenda électronique peut être efficace … enfin, si vous n’avez qu’une option à proposer et que les participants utilisent tous le même système d’agenda (Outlook, Google, Lotus Notes, iCal, etc.). Mais, il se révèle complètement inefficace dans tous les autres cas de figure.

Sans ça, vous pouvez choisir un service de planification en ligne comme Doodle : redoutablement efficace – pour peu que vos interlocuteurs disposent d’internet – il simplifie radicalement l’organisation des événements.

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