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To-Do : trouver une meilleure to-do list

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Que vous préfériez les classiques papier-crayon ou les applications modernes, vous utilisez certainement des « to-do lists » pour ne pas perdre de vue vos tâches quotidiennes. La to-do list est l’un des outils de productivité les mieux connus et les plus utilisés, mais booste-t-elle réellement notre productivité ? Bien sûr… Si nous la créons et l’utilisons de manière intelligente. C’est la clé de la réussite :  bien souvent, nos listes sont trop longues, trop ambitieuses, mal hiérarchisées et culpabilisantes. Si vous avez la sensation que votre to-do list vous contrôle, alors que ce devrait être le contraire, voici quelques idées de listes alternatives qui vous aideront à changer la façon dont vous planifiez et priorisez votre temps :

La liste Si/alors

S’il y a bien une chose qui nous fait tous culpabiliser, ce sont les listes irréalistes qui commencent par une séance de sport à 5 h du matin et enchaînent avec la déclaration d’impôts et le ménage de printemps pour finir par le traitement de tous les e-mails reçus. Il est parfois possible de réaliser toutes les tâches d’une telle liste, mais certains évènements inattendus peuvent se mettre en travers de notre route, et notre liste soigneusement élaborée s’effondre. Découvrez la liste Si/quand :

Si la réunion dure longtemps, alors je rédigerai un seul chapitre du rapport au lieu de deux.

Si je rentre tôt, alors je prendrai 10 minutes pour organiser mon bureau.

Si un client annule, j’utiliserai ce temps pour le suivi des factures.

Grâce à cette liste, vous aurez toujours une tâche réalisable au programme, peu importe le déroulement de votre journée.

Conseil : imaginez de nombreux scénarios de type « Si » lorsque vous élaborez votre liste. Vous couvrirez ainsi de nombreux éléments !

La liste 1-3-5

1, 3, 5 : de petits chiffres qui peuvent faire une grande différence dans votre journée de travail. La liste 1-3-5 consiste à définir et à planifier chaque jour 1 tâche importante (disons par exemple préparer une présentation), 3 tâches moyennement importantes (travailler sur le programme d’une réunion à venir, par exemple) et 5 petites tâches aussi simples que l’envoi d’un e-mail. En vous limitant à 9 tâches, la liste 1-3-5 vous contraint à identifier les tâches essentielles et à vous concentrer dessus. Si vous utilisez des listes longues, il y a de grands risques que vous passiez d’une tâche à l’autre sans en terminer aucune. Avec cette liste réduite, vous mettez toutes les chances de votre côté pour venir à bout de votre programme.

Conseil : si vous travaillez dans un environnement dynamique au sein duquel de nouvelles tâches se présentent de manière inattendue, tenez-en compte et laissez quelques tâches vides dans votre liste 1-3-5.

La liste des tâches effectuées

Il y a deux différences majeures entre la to-do list et la liste de tâches effectuées. En général, vous rédigez votre to-do list au début de la journée, tandis que vous élaborez votre liste de tâches effectuées à la fin de la journée. La to-do list comprend des tâches à effectuer, mais la liste de tâches effectuées vous montre tout ce que vous avez accompli. Cela semble bien plus agréable que regarder une liste de tâches croissantes à effectuer ! Mais c’est bien plus qu’un exercice pour se donner bonne conscience. En plus de refléter nos accomplissements de la journée, la liste de tâches effectuées est un outil parfait pour évaluer ce qu’il nous reste à faire. Si elle indique que vous avez achevé un projet important, par exemple, cela veut dire que vous pouvez passer à l’étape suivante, comme l’envoyer à un client pour avoir un retour, notamment.

Conseil : consultez à nouveau votre liste de tâches effectuées au début de la journée suivante. Vous pourrez alors évaluer ce que vous avez terminé et planifier votre journée en fonction.

L’auteur australien Jessica Miller est actuellement basée à Berlin.

 

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