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L’art délicat du suivi

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Photo by Benjamin Child on Unsplash

Il est aisé de comprendre pourquoi une réunion sans objectif clairement défini, avec trop de participants ou un ordre du jour trop chargé n’est pas productive. Mais qu’en est-il des réunions bien préparées qui ne donnent aucun résultat ? Ces réunions pendant lesquelles les idées fusent, la stratégie est au point et la synergie est exceptionnelle… et puis, rien. Lors de la réunion suivante, vous et votre équipe êtes de retour à la case départ. Vous voilà coincé malgré vous dans un cycle sans fin et tout le monde est frustré. La bonne nouvelle, c’est que ce n’est pas une fatalité. Pour faire simple, une réunion n’est productive que si elle bénéficie d’un suivi efficace. Voici quelques stratégies pour améliorer vos techniques de suivi et vous assurer que tous les progrès réalisés ne s’évaporent pas une fois la réunion terminée.

La règle numéro 1 du suivi

La meilleure façon d’effectuer un suivi après une réunion c’est… d’effectuer un suivi après une réunion. C’est une évidence et pourtant cette étape est souvent ignorée. Prenez la peine de faire parvenir un résumé de ce qui s’est dit pendant la réunion et la liste des prochaines étapes à votre équipe. C’est aussi simple que ça, même un suivi basique est préférable à pas de suivi du tout.

L’objectif en ligne de mire

Si vous voulez un suivi vraiment efficace, le travail commence avant même la réunion. Assurez-vous que l’ordre du jour et l’objectif de la réunion soient clairs. Votre objectif, résoudre un problème client ou développer un projet à plus grande échelle par exemple, doit non seulement guider votre réunion, mais également votre suivi. La réunion peut s’éloigner du sujet, mais pas votre suivi.  Pendant la réunion, faites des pauses pour vous mettre d’accord et assigner les mesures à prendre. Il est tentant de ne pas interrompre une réunion si celle-ci se passe bien et que les idées fusent, mais sans un accord sur les prochaines étapes, rien ne se fera.

Encouragez l’appropriation

Assignez les mesures à prendre à des personnes et non à des équipes ou départements. Les résultats vont vous surprendre, et, si ça marchait pour Steve Jobs, pas de raisons que ça ne marche pas pour vous. Steve Jobs était connu pour nommer un DRI (en anglais DirectlyResponsible Individual, responsable direct) pour chaque mesure prise en réunion. Selon une ancienne employée Gloria Lin, ce système était très apprécié. « Le résultat, explique Lin, est bien plus une appropriation qu’une responsabilisation. Si vous avez l’impression qu’un projet est le vôtre, vous vous soucierez davantage de son évolution. » Convenez d’un calendrier pertinent pour chaque tâche. L’échéance traditionnelle « avant la prochaine réunion » ne fonctionne pas systématiquement : certaines tâches nécessitent plus de temps. Les tâches rapides ou urgentes quant à elles devraient toujours avoir une échéance courte.

Affinez le suivi

Publiez et faites suivre le procès-verbal de la réunion dans les 24 heures. Assurez-vous que ce compte rendu contienne les mesures à prendre, fractionnées en étapes ou tâches si nécessaire. Chaque mesure doit avoir un DRI et un calendrier. Mais votre suivi ne s’arrête pas là : utilisez les jours ou semaines à venir pour faire un suivi auprès de votre équipe et vérifier la progression des mesures. Les procès-verbaux sont généralement transmis par e-mail, mais il peut s’avérer judicieux de changer de moyen de communication pour les suivis individuels. Un salarié moyen reçoit environ 120 e-mails par jour et un e-mail de suivi peut facilement se perdre dans la masse. Pourquoi ne pas essayer d’ajouter les tâches sur un calendrier ou une application de gestion des tâches ? Si vous avez utilisé doodle pour organiser la réunion, testez la fonction de messagerie directe pour communiquer avec les participants après la réunion ou utilisez doodle pour paramétrer des rappels automatiques pour vous assurer de l’avancée des tâches. Que cela ne vous donne pas l’impression de chercher à tout contrôler, vérifier l’avancée des tâches est une composante primordiale d’un soutien efficace à l’équipe.

Adoptez un point de vue global

N’oubliez pas de faire un suivi sur votre réunion aussi bien qu’après votre réunion : aménagez un moment pour parler du processus de réunion avec vos collègues. Qu’est-ce qui fonctionne ? Qu’est-ce qui doit être revu ? Faut-il moins de participants aux réunions stratégiques ? Organisez-vous des réunions pour des problèmes qui seraient mieux gérés par une équipe dédiée ? Si vous gérez intelligemment votre suivi et vos réunions, il se peut même que vous vous retrouviez avec suffisamment de temps dans votre journée pour gérer votre propre agenda.

Jessica Miller is an Australian writer currently based in Berlin.

 

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