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Comment sortir gagnant d’une réunion en tant que freelance

Lorsque vous passez d’un travail à temps plein à un travail indépendant à temps plein, vous dites adieu à certaines des constantes de la vie au bureau, comme les trajets quotidiens stressants, l’obligation de porter un pantalon et le calendrier rempli de réunions. Mais même si vous ne regrettez pas les transports en commun surchargés, un calendrier sans réunions n’est pas forcément une bonne chose. Si vous vous y prenez bien en ce qui concerne l’initiation et la participation à des réunions en face à face comme freelance, vous découvrirez rapidement que celles-ci sont essentielles pour établir et entretenir les relations avec vos clients, générer de nouvelles opportunités de travail et élargir votre réseau. Comment faire pour mener à bien des réunions en tant que freelance ? Voici quelques conseils utiles:

Bien choisir ses réunions !

Lorsque quelqu’un vous ’invite à un entretien ou si vous envisagez d’organiser une rencontre, demandez-vous si cette réunion est vraiment utile avant de l’ajouter à votre calendrier. Après tout, quand on est freelance, chaque heure passée en réunion est une heure « perdue » sur un autre projet et, le temps de déplacement pris en compte, les réunions en face à face sont parfois très longues. D’un autre côté, une rencontre face à face avec un nouveau client est un excellent moyen d’établir un rapport solide dès le départ. Et vous n’avez pas besoin de nous pour vous dire qu’une bonne relation peut mener à plus de travail et à un bouche-à-oreille avantageux ! En outre, des réunions en personne à des moments clés d’une relation de travail – lorsque vous attaquez un nouveau projet d’envergure, par exemple, ou lorsqu’un projet change de portée ou d’orientation – sont utiles pour rester sur la même longueur d’onde que le client. Des feedbacks réguliers sont également recommandables, mais nous pensons qu’ici vous pouvez t’en tirer avec un entretien par téléphone. Et n’oubliez pas de rationaliser tout ce travail d’administration avant la réunion: qu’il s’agisse d’une conférence en ligne, par téléphone ou en personne, ne vous embourbez pas dans les échanges interminables  de courriels pour déterminer une heure: avec Doodle 1:1 vous pouvez fixer tes réunions clients en un clin d’oeil.

 Le choix du lieu de rencontre est primordial

 Lorsque vous travaillez en freelance, trouver un lieu de réunion n’est pas aussi simple que d’ouvrir une session dans le calendrier de l’entreprise et de réserver la salle de réunion 3: vous devrez parfois faire preuve de créativité pour trouver un endroit adéquat. Si un client suggère de le rencontrer à son bureau, n’hésitez pas ! Cela vous permettra de vous faire une idée de la culture d’entreprise du client et d’adapter votre travail en conséquence. Les cafés et les espaces de travail en commun peuvent aussi être de bonnes options, mais n’oubliez surtout pas de les examiner avant de faire votre choix. Assurez-vous au préalable qu’ils ne sont pas trop bruyants ou encombrés et, si vous avez besoin d’internet, vérifiez si le wifi disponible est rapide et fiable. N’ayez pas peur de quitter les sentiers battus! Si vous vous réunissez pour élaborer diverses idées, proposez d’aller vous promener ou de vous installer dans un parc: souvent, les idées créatives circulent plus facilement à l’air libre qu’elles ne le font dans un espace de réunion peu inspirant.

Être professionnel

 Les principes de bonnes rencontres s’appliquent aussi pour les indépendants malgré les libertés associées à ce style de travail. Et quel que soit le thème de l’entretien, il est indispensable d’être bien préparé. Si vous rencontrez un client potentiel, informez-vous au préalable sur son travail. S’il s’agit d’un entretien de présentation, il est important d’avoir un argumentaire convainquant sous la main. Fixe un ordre du jour : si vous êtes l’initiateur d’une rencontre, envoyez un bref ordre du jour au client quelque temps à l’avance. Si c’est le client qui a fixé le rendez-vous, demandez-lui poliment un aperçu des thèmes qu’il désire discuter. Définissez clairement les mesures à prendre: quittez la réunion avec une idée claire de vos prochaines démarches, de la personne responsable de leur mise en œuvre et du planning approximatif. N’oubliez pas le suivi après l’entretien: un bref courriel avec un résumé des points clés et votre plan d’action devrait faire l’affaire.

 Fixer des limites

Pour un freelance, l’organisation d’un entretien peut être accaparante. C’est à vous de tout préparer, de gérer et de vous occuper du suivi. Et, contrairement à la routine du lundi matin dans une entreprise comptant des centaines d’employés, vous ne pouvez pas vous permettre de lire vos messages et courriels sur votre téléphone dans un coin au lieu de participer. Il est donc essentiel de fixer des limites raisonnables – et si un client insiste pour des réunions régulières en face à face ou des réunions qui impliquent beaucoup de préparation, facturez-lui votre temps.

Le planning de réunions en tant que freelance est un moyen clé d’entretenir de bonnes relations avec les clients et de rester à l’affût de leurs besoins. Aller au-delà du strict nécessaire et tenir des réunions judicieuses permet d’établir ou d’approfondir des relations, de générer de nouvelles idées et d’éviter les mauvaises communications chronophages. Et puis, une fois la réunion terminée, vous pouvez retourner travailler au lit – vous êtes freelance, après tout!

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