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Optimiser et simplifier son organisation : La mise en pratique de BookMe

Depuis son lancement, il y 1 an et demi, le nombre d’utilisateurs de BookMe, notre service de simplification et d’optimisation des réservations pour les sociétés de services, ne cesse de croître.

Au cours des prochains mois, vous pourrez découvrir des cas d’utilisations divers et variés de BookMe ainsi que les bénéfices qu’ils apportent à ses utilisateurs.

Aujourd’hui, Kay-Nicolas Klauck de Flying MED Masseur partage avec vous son expérience du dernier service proposé par Doodle.

La société

Kay-Nicolas Klauck a fondé Flying MED Masseur à Zürich durant l’été 2011. L’entrepreneur propose bon nombre de styles de massages différents afin de répondre aux besoins de chaque patient.

Outre une consultation préliminaire détaillée, le service comprend la possibilité de choisir la durée et le lieu de la séance, puisque le masseur propose aussi bien les soins dans son cabinet qu’au domicile, voire bureau du patient.

Pourquoi BookMe ?

Flying MED Masseur, est une entreprise individuelle, dont Kay-Nicolas Klauck est l’unique employé. Il doit donc se charger de l’intégralité de l’activité de son entreprise dont les soins aux clients mais aussi l’organisation et la gestion des rendez-vous.

Son quotidien : une demande de rendez-vous lorsqu’il est dans le train, une demande de report d’un rendez-vous par mail, un répondeur saturé de messages après une courte absence …

… Pour Kay-Nicolas Klauck, la gestion des réservations par mail ou par téléphone est rapidement devenue trop consommatrice de temps et d’énergie et a conduit dans certains cas à des problèmes de doubles réservations d’un créneau.

En Février 2012, lorsque le thérapeute entend parler de BookMe, il décide immédiatement d’essayer le nouveau service de réservation de Doodle.

Retour d’expérience de BookME

Désormais, sur la page BookMe Flying Med Masseurs, les clients ont accès à l’ensemble des options du service, y compris les durées et lieux de chaque séance.

Le retour des clients sur ce nouveau mode de réservation en ligne, est plus que positif, puisqu’aujourd’hui 95% des prises de rendez-vous se font via BookMe.

Si bien que l’appréhension initiale de Kay-Nicolas Klauck de faire appel à une service externe a rapidement cédé la place à un enthousiasme total: « Quasiment plus d’appels téléphoniques, ni d’avalanche de mails pour fixer un créneau … j’économise au moins une heure par semaine.

Finies les double-réservations. Les notifications de rappel de rendez-vous que reçoivent les patients sont aussi très pratique !

En outre, je me suis rendu compte récemment que je pouvais gérer l’organisation de mes rendez-vous depuis mon smartphone grâce à BookMe. Aujourd’hui, j’avoue que je ne peux plus m’en passer ! »

Pour le kinésithérapeute, les principaux avantages de BookMe sont :

  • le temps gagné 
  • une plus grande flexibilité pour les patients

Les clients peuvent désormais réserver une séance à tout moment et n’importe où, même lorsque Kay-Nicolas Klauck est en congé.

La satisfaction du kinésithérapeute est telle qu’il a déjà recommandé le service autour de lui.

Il ajoute: «En tant que prestataire de service, BookMe me simplifie la vie au quotidien et m’apporte même du trafic supplémentaire. Et ce, pour un rapport qualité/prix optimal.

A vrai dire, je trouve ça presque amusant de constater que certaines entreprises n’ont toujours pas pris la pleine mesure de l’intérêt de disposer d’un tel service de réservation en ligne ! »

Un véritable gain de temps : Doodle BookMe entre en action !

En septembre 2012, nous avons lancé BookMe, un service de réservation, qui permet aux clients des prestataires de services de réserver leurs rendez-vous en ligne très rapidement et très facilement. Bon nombre d’entreprises ont déjà tiré profit des avantages de BookMe.

Nous souhaitions mieux connaître les utilisateurs de BookMe au quotidien, leur objectif en utilisant BookMe et leurs retours sur l’expérience utilisateur. Au cours des prochains mois nous vous emmènerons dans les coulisses de ces utilisateurs de BookMe afin de vous montrer différents cas d’utilisation du service.

Aujourd’hui nous vous proposons le 1er cas d’une longue série : le Float center de Zurich.

L’entreprise

Depuis 2007, float Zurich propose un espace de détente et relaxation. Les visiteurs expérimentent une sensation profondément relaxante en flottant dans de l’un des trois bassins spéciaux d’eau salée. float Zurich gère plus de 100 rendez-vous de 90 minutes par semaine (60 minutes en bassin + 30 minutes de détente) pour une ou deux personnes. Lors de la haute saison qui s’étend d’Octobre à Avril, les taux de réservation atteignent généralement 90%.

Pourquoi BookMe ?

float Zurich s’appuie sur une petite équipe qui ne dispose pas de service d’accueil à plein temps. Dans la mesure où l’essentiel des réservations se faisait par téléphone, le personnel consacrait la majeure partie de son temps à planifier les réservations au détriment de leurs clients.

Notamment, le lundi matin, moment critique de la semaine puisque le téléphone ne s’arrêtait plus de sonner, que la ligne était continuellement occupée et donc que l’entreprise perdait des clients.

Sabine Riess et Oscar Trott, managers chez float Zurich, cherchait la réponse la plus efficace à cette problématique quotidienne. Ils ont entendu parler de BookMe alors qu’il n’était qu’en phase de développement… Ils ont rapidement décidé de tester cette nouvelle méthode de planification de réservations.

L’expérience BookMe

float Zurich utilise BookMe depuis novembre 2012. Ils ont mis en place une licence pour chacun des trois bassins. À l’exception des offres spéciales telle que la réservation à la journée des bassins, la réservation se fait en ligne.

Le personnel, comme les clients ont réservé un accueil des plus enthousiastes au service, qui gère déjà de façon autonome 30 à 50% des réservations.

La diminution sensible du nombre d’appel a permis une amélioration du travail au quotidien, et un gain de temps significatif. Oscar Trott estime qu’en quelques mois, utiliser BookMe a permis d’économiser 6 à 8h par semaine au téléphone, un temps précieux dont bénéficie désormais les clients.

Interrogé sur son expérience utilisateur de BookMe, Oscar Trott déclare : « L’outil est fantastique ! Les clients sont ravis, puisqu’il peuvent désormais faire leur réservations en dehors de nos horaires d’ouverture, à leur convenance.

Et dans la mesure où avec BookMe, les e-mails de confirmation de rendez-vous sont automatiques, le temps que nous consacrons à la planification des réservations devient plus que limité. Moins de stress, plus de temps, et plus de clients satisfaits

Que demander de plus ? Nous pensons que BookMe nous permettra d’accroître significativement notre capacité. »

Voici les grands gagnants du concours Doodle Snapshot

Nous vous avons récemment invités à nous proposer des photos d’événements que vous avez organisés grâce à Doodle. Et nous devons reconnaître que le résultat a dépassé nos espérances ! Nous avons reçu vos candidatures par centaines et elles illustrent parfaitement la pléthore de cas d’utilisation de notre service …
Vous nous avez aussi aidé en votant pour vos photos préférées, et bien qu’il fût très difficile de les départager, nous avons sélectionné les vainqueurs suivants.

Nous félicitons les gagnants de ce concours et nous remercions tous les participants. Si vous souhaitez découvrir l’intégralité de nos photos préférées, alors nous vous invitons à feuilleter l’album photo Doodle Snapshot sur Facebook.

Le grand prix du concours : un iPad Wi-FI 16GB Wi-FI et 1an abonnement à Doodle Premium

Bergischer Businessrun Fotoshooting
by Alf Dahl
We´ve organized the official photoshooting and the start of the run (with about 3.100 competitors and 200 teams) with doodle.

Les participants suivants remportent 1 an d’abonnement Doodle Premium

They had fun in the mountains…
by Benjamin Genet
This picture sums up the unforgettable weekend we spent between friends in the french region, Haute Savoie. That was made possible thanks to a clear and so useful Doodle poll. Thanks to you, we had a weekend full of fun, mountains, cheese and wine !

60 Jubilee of the Goethe-Institut
by Ursula Obers-Kraft
Most of the 400 colleagues of the Goethe-Institute’s Headoffice rendered for a picture – thanks to Doodle!

I Doodle
by Melania Semerad-Meier
On June 20th, 2009 my Swiss soon-to-be husband and I planned our intimate Brooklyn wedding (22 guests) with Doodle. It was a glorious event. Photo credit: Marc Palmer

Témoignages

Si, vous aussi, souhaitez nous faire part de votre expérience et de la façon dont vous utilisez Doodle, que ce soit dans le domaine professionnel ou dans votre sphère personnelle, n’hésitez pas à nous écrire à stories@doodle.com.

Vous pouvez également vous rendre sur la version anglaise du blog  pour découvrir le témoignage de nos utilisateurs, ailleurs dans le monde.

Nos entrainements sont facilement planifiés
Membre d’une équipe de football, nous utilisons Doodle depuis plusieurs années pour gérer l’organisation des entrainements, matchs, réunions, repas, … Terminé les relances par mail, Doodle fait foi !

Thomas D.

Universitaires, Entrepreneurs et Innovation
Mon métier consiste en partie à réunir des universitaires et des entrepreneurs autour de projets de recherche innovants.
Concrètement, cela passe par le fait de réunir dans une même salle 5 ou 10 personnes, dont les emplois du temps sont chargés et voire complets des mois à l’avance, les uns sur des rythmes universitaires, d’autres employés dans des entreprises petites ou grandes …
Depuis que Doodle existe, c’est tout simplement la solution : je propose des plages horaires, envoie un mail avec le lien, chacun répond à son rythme sans avoir besoin de passer par une procédure d’inscription fastidieuse, et hop, je choisis la meilleure date, précise le lieu et le tour est joué. Mon truc ? indiquer une date limite pour remplir le sondage dans mon mail pour éviter que les hésitations des uns bloquent les emplois du temps des autres …. Peut-être une idée pour Doodle ? pouvoir indiquer à côté du sondage qu’il s’auto-détruira le samedi suivant à minuit ?

Gaëlle Recourcé, Dir. scientifique de Kwaga

Nos déjeuners Doodle entre freelances
Je travaille en freelance et apprécie les avantages de ce statut même s’il a aussi des inconvénients. Ce qui me manque le plus dans cette nouvelle vie c’est de ne plus avoir de collègues. Quand j’étais salariée je pensais que les moments passés à discuter entre collègues entre deux bureaux ou devant la sacro-sainte machine à café étaient du temps perdu. Maintenant que je n’ai plus ces moments-là je me rends compte au contraire que je perds en intelligence collective, ce qui est pire que perdre du temps. C’est pourquoi à défaut d’avoir des collègues  je me suis rapprochée de personnes dans la même situation que moi.  J’ai rejoint un hub sur Viadéo qui réunit les entrepreneurs basés dans un périmètre  proche et j’ai proposé qu’on déjeune ensemble tous les Lundis. Depuis le mois de Mai nous sommes toutes les semaines entre 10 et 20 personnes à nous retrouver au restaurant.  Sur les 130 membres du groupe ce ne sont jamais les mêmes qui viennent.  Cela dépend de nos disponibilités et de notre charge de travail. C’est pourquoi il nous a rapidement fallu un outil permettant de savoir combien on serait à chaque fois, ne serait-ce que pour réserver une table au restaurant. Doodle est apparu comme la solution la mieux adaptée à ce besoin. Toutes les semaines les membres reçoivent une notification par mail pour les inviter à s’inscrire et confirmer leur venue. Le lundi matin il me suffit d’ouvrir la page Doodle, regarder le nombre d’inscrits et appeler le restaurant. A la limite ce serait encore plus simple que le restaurateur regarde lui-même combien de personnes se sont inscrites, ça ne lui prendrait pas plus de temps que la conversation téléphonique avec moi !

Natacha Heurtault
@Early_Hour

“Enterrement de Vie de Garçon” remporte le concours vidéo

Nous sommes très heureux de vous dévoiler le nom du vainqueur de notre concours vidéo : il s’agit de “Enterrement de Vie de Garçon” par Beckdesign dont l’humour et le professionnalisme ont rassemblé tous les suffrages ! Le clip sera présenté en ouverture du site Doodle.com et les versions française et anglaise seront rapidement mises en ligne.

Nous félicitons l’équipe gagnante et leur souhaitons de faire de très beaux voyages autour du monde grâce à leur premier prix ! Guido Beck, le directeur de Beckdesign nous a confié “Nous avons produit ce stop-motion dans un temps très court entre l’écriture originale et le montage final. Et comme nous utilisons nous-mêmes Doodle, nous nous sommes beaucoup amusés à réaliser ce projet.”

Le deuxième prix est attribué à la collection de fruits de “Let’s get Together” de  Magdalena Kauz. Magdalena décrit son travail ainsi: “C’est très amusant de regarder une chose que vous faites tous les jours avec un angle différent : transformer une activité d’organisation somme toute assez terne en une expérience “fruitctueuse”. Mes remerciements vont particulièrement à Cerise, Pomme, Poire et Pêche.”

Nous remercions vivement tous les participants pour leurs idées, leur engagement et le plaisir que nous avons eu à visionner leurs oeuvres !

A votre tour : découvrez les vidéos ci-dessous!

Le grand concours vidéo est prolongé de deux semaines

En réponses à vos nombreuses réactions très positives, nous avons décidé de repousser la date d’envoi de vos vidéos de deux semaines. Vous avez désormais jusqu’au 8 juillet pour nous faire parvenir votre/vos vidéo(s).

N’hésitez pas à nous contacter sur ce thème à l’adresse suivante : videocontest@doodle.com.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur la page du concours !