Le point sur les réunions en 2019

Meetings_Report_NO_Shadow copy 2Dans le cadre d’un nouveau rapport commandé par Doodle, la principale plateforme mondiale de planification, plus de 6.500 professionnels ont été interrogés au Royaume-Uni, en Allemagne, en Suisse et aux États-Unis, et 19 millions de réunions organisées par l’intermédiaire de la plate-forme en 2018 ont été étudiées.

  • Chaque semaine, les professionnels passent deux heures dans des réunions inutiles, ce qui correspondra en 2019 à plus de 541 milliards de dollars de ressources
  • Le professionnel moyen est en réunion trois heures par semaine; deux tiers des réunions sont donc inutiles et constituent une perte de temps
  • Au total, 24 milliards d’heures seront perdues l’an prochain à cause de réunions inutiles
  • Plus d’un tiers des professionnels (37 %) considèrent que les réunions inutiles sont ce qui coûte le plus à leur organisation
  • 76 % des professionnels préfèrent les réunions en face à face aux appels ou aux conversations vidéo
  • Le matin est de loin le meilleur moment pour tenir une réunion : 70 % des professionnels préfèrent les réunions entre 8 et 12 h

C’est une nouvelle analyse approfondie de la situation actuelle en matière de réunions au travail qui intègre des données propriétaires et de nouvelles recherches menées auprès de 6.528 professionnels au Royaume-Uni, en Allemagne, en Suisse et aux États-Unis.

Ce rapport est une analyse globale du temps perdu à cause de réunions annulées ou inutiles, des méthodes de travail inefficaces et des modes de réunion préférés et intègre les avis d’experts de psychologues et d’universitaires spécialistes de l’organisation.

Les principales conclusions du rapport sont les suivantes:

Les réunions mal organisées affectent sérieusement le résultat net

DOODLE_ExtractedGraphs_1920x1080_2.014.jpg

Chaque année, les réunions mal organisées coûtent énormément de temps et d’argent aux sociétés. Les professionnels du Royaume-Uni, de Suisse, d’Allemagne et des États-Unis passent deux heures par semaine dans des réunions inutiles, ce qui représente au total 13 jours par an.
Le professionnel moyen assiste chaque semaine à trois réunions, d’une durée moyenne d’une heure chacune. Proportionnellement, les professionnels considèrent donc que les deux tiers des réunions auxquelles ils assistent sont inutiles.

Le coût des réunions mal organisées se ressent le plus fortement en Suisse, où, 46 % des professionnels les voient comme le principal coût pour leur organisation, contre 40% au Royaume-Uni, 38 % en Allemagne et 34 % aux États-Unis.

Les réunions inutiles coûteront 541 milliards de dollars aux entreprises en 2019

Doodle a également calculé le coût annuel cumulé, en journées et en heures, pour les sociétés des pays étudiés.

Pays Coût financier ($) Heures perdues Jours perdus Années perdues
Royaume-Uni (£) 45,494,580,370 3,369,600,000 140,400,000 384,657
États-Unis ($) 399,011,952,191 16,640,000,000 693,333,333 1,899,543
Allemagne (€) 64,718,268,518 4,690,400,000 195,433,333 535,433
Suisse (CHF) 32,725,000,000 58,500,000 7,312,500 29,018
Total ($) 541,949,801,079 24,758,500,000 1,036,479,166 2,848,651

En approfondissant les recherches sur les incidences personnelles, plus d’un quart (26 %) des interrogés ont déclaré que les réunions mal organisées avaient une incidence sur leurs relations avec les clients, tandis que d’autres considèrent qu’elles sont sources de confusion au travail (43 %) et qu’elles affectent leur capacité à faire réellement leur travail (44 %).

Cela est confirmé par le fait qu’un tiers des professionnels (33 %) se retrouvent dans l’incapacité de contribuer à la plupart des réunions auxquelles ils participent, ce qui suggère que l’excès d’invitation est une source majeure de temps perdu au travail.

Doodle a analysé plus de 19 millions d’invitations à des réunions et de réponses à ces dernières en vue de déterminer le temps moyen nécessaire à quelqu’un pour répondre à une invitation à une réunion, et recensé ainsi les pays les plus et les moins efficaces en matière de planification de réunions.

  • Les plus efficaces
    • Italie – 5 heures et 25 minutes
    • Pologne – 5 heures et 30 minutes
    • Israël – 5 heures et 48 minutes
  • Les moins efficaces
    • Suède – 10 heures et 18 minutes
    • Suisse – 10 heures et 30 minutes
    • France – 10 heures et 45 minutes

Paul Axtell, auteur de ‘Meetings Matter’, explique les conséquences des réunions mal organisées:

« Les mauvaises réunions ont également une incidence sur le comportement même des participants. S’ils pensent qu’une réunion ne leur est pas utile, ils finissent par prendre du travail avec eux pour le faire pendant la réunion plutôt que s’approprier la conversation.

Les employés sont également ceux qui paient les coûts moins visibles liés aux mauvaises réunions : ils ne sont pas totalement à jour, ni organisés, ce qui peut les pousser à ramener du travail à la maison, et donc les empêcher de se relaxer et de se reposer. Certains peuvent faire abstraction de ces problèmes à court terme, mais ils le paient cher à long terme, à cause du stress supplémentaire induit. »

L’idéal ? La réunion en face à face

1

Bien que la technologie nous permette de participer à des réunions partout dans le monde, les réunions en face à face restent visiblement notre mode de réunion préféré. 76 % des professionnels interrogés ont désigné ce format comme leur préféré, les autres modes étant mal classés.

  • Conférences téléphoniques – 7 %
  • Appels vidéo – 5 %
  • Messagerie instantanée – 4 %

Lorsqu’il leur a été demandé quels étaient les avantages des réunions en face à face, les personnes interrogées ont été claires.

  • 95 % des professionnels considèrent que se voir en personne est une façon efficace de construire des relations au travail
  • Moins de la moitié d’entre eux (47 %) a dit la même chose à propos de la messagerie instantanée

Steven Rogelberg, Chancellor’s Professor et professeur de management à l’université de Caroline du Nord et aussi l’auteur de ‘The Surprising Science of Meetings’, commente ce résultat:

« La recherche sur les réunions est tout simplement essentielle. Il n’y a probablement dans le monde professionnel aucune activité qui soit à la fois aussi commune et aussi critiquée.

Bien que la technologie ait facilité les réunions à distance, ce qui est une bonne chose, le fait que des personnes se réunissent pour une réunion en face à face renvoie quelque chose de particulièrement fort. La communication tend à être plus riche et nuancée, car les signaux verbaux et non verbaux sont nombreux.
Ces couches supplémentaires peuvent non seulement favoriser une meilleure compréhension mais également contribuer à entretenir les relations, car l’intention derrière la communication est plus simple à voir et à comprendre, et il est un peu plus simple d’éviter les malentendus. Contrairement à une réunion virtuelle, où il est plus facile de se fondre dans la masse et de travailler sur autre chose, les réunions en face à face impliquent généralement plus de responsabilité et d’engagement. « 

Qu’est-ce qui fait une bonne ou une mauvaise réunion ?

DOODLE_ExtractedGraphs_1920x1080_2.08.jpg

Les personnes interrogées ont également été questionnées sur ce qui fait une bonne ou une mauvaise réunion. Les résultats montrent qu’une organisation claire est essentielle, tandis que des comportements inefficaces ou qui empêchent de se concentrer perturbent les réunions:

Qu’est-ce qui fait une bonne réunion?

  • Objectifs clairement établis – 72 %
  • Ordre du jour clairement établi – 67 %
  • Pas trop de monde dans la pièce – 35 %

Qu’est-ce qui fait une mauvaise réunion?

  • Participants qui répondent au téléphone ou aux messages – 55 %
  • Les participants qui se coupent la parole – 50 %
  • Ceux qui n’écoutent pas les interventions des autres – 49 %
  • Les retardataires ou les personnes qui partent avant la fin – 49 %
  • Les personnes qui parlent pour ne rien dire pendant longtemps – 46 %

Sankalp Chaturvedi, professeur associé de comportement et de leadership organisationnels à l’Imperial College de Londres liste ce qui fait une bonne réunion :

« Le secret d’une réunion réussie et efficace est la préparation. L’ordre du jour ne doit pas être trop long sinon, le risque est de passer trop de temps sur les premiers points et de ne pas en accorder assez aux derniers. L’ordre du jour doit être distribué suffisamment en avance, y compris les objectifs qui sont attendus de la réunion, et les détails spécifiques aux sujets et à la répartition du temps. »

Gabriele Ottino, PDG de Doodle, commente:

« Tout le monde connaît les affres des réunions ennuyeuses et inutiles. Il y en a tous les jours, mais l’effet cumulatif est proprement choquant ! Si vous n’essayez pas d’améliorer l’efficacité des réunions dans votre organisation, vous perdez énormément de temps et d’argent. De nombreuses organisations souffrent d’une approche désinvolte de la planification et de la conduite des réunions, et cela touche en particulier les 25 % de professionnels participant en moyenne à cinq réunions ou plus par semaine.

Nous avons commandé ce rapport parce que nous voulions mieux comprendre ce qui fait une mauvaise réunion et comment cela affecte les employés au quotidien. L’aspect positif, c’est que derrière de considérables conséquences financières se trouvent des problèmes simples qui peuvent facilement se régler. Établir un ordre du jour clair, n’inviter que les personnes concernées et planifier correctement les réunions peut facilement être mis en place et, si nous nous tenons à ces principes, il est clairement possible de faire d’énormes économies et de réduire le temps perdu et l’irritation des employés, ce qui profite à tout le monde. »